Офис

Практика с Microsoft Office

Written by Редактор


Офис продуктите по правило се срещат в почти всеки офис, независимо от конкретната дейност, с която се занимава фирмата, а освен това намират широко приложение и при домашните потребители. Microsoft Office, чиято 12-а версия представих наскоро, е един от най-често използваните софтуерни пакети от този тип и се слави със своя изключително приятелски настроен интерфейс. Въпреки това, колкото и тривиални да са интерфейсите на въпросните продукти, винаги има начини да повишите производителността си по време на работа. За целта съм подбрал някои насоки и съвети, които ще ви представя.


Както знаете, офис пакетът на Microsoft е изграден от компоненти с различна функционалност – Excel, FrontPage, Outlook, PowerPoint или Word. В зависимост от конкретната ситуация и от спецификата на задълженията си човек би могъл да свърши работата си, ползвайки само някои от изброените компоненти, например Word и/или Excel. Надявам се, че с настоящия материал ще ви помогна да опознаете по-отблизо продукта, с който работите, като повечето представени трикове са универсални и сработват при повечето версии на офис пакета, по-нови от Office 2000.


Общи съвети


За начало предлагам на вниманието ви някои помощни съвети, който са активни при всеки от компонентите в Microsoft Office.



  • Чрез употребата на т.нар. бързи клавишни комбинации бихте могли да повишите производителността си значително, особено ако извършвате често повтарящи се действия. Например в случай че се съмнявате относно извършването на конкретна процедура, посредством дадената клавишна комбинация бихте могли да освежите спомените си, като активирате полето за визуализация на бързите клавишни комбинации. За целта, докато сте в някое от приложенията от офис пакета, изберете бутона Tools –  Customize, след което в полето Options маркирайте отметката “Show shortcut keys in ScreenTips”. Впоследствие Office сам ще ви напомня каква е конкретната клавишна комбинация за всеки бутон, препратка и функция при простото задържане на курсора на мишката върху него.

 



  • В случай че мишката ви е оборудвана със скролиращ среден бутон, с негова помощ бихте могли промените степента на увеличение (zoom) за текущия документ, таблица или презентация. За целта задръжте функционалния клавиш Ctrl и завъртете скрол бутона към себе си, за да намалите или съответно в обратната посока – за да “разпънете” показваното на екрана. Ако поради някаква причина въпросната функция не сработва при вас, направете следното: докато сте, да речем, в Word или Excel, изберете препратката Tools –  Options и в полето General маркирайте отметката “Zoom on Roll with Intellimouse”. Дори и да не разполагате с мишка от серията Intellimouse Explorer на Microsoft, настоящата опция ще е активна, т.е. тя сработва с всяка мишка, стига да е оборудвана със скролиращо колелце.

 


Практика с Excel



  • При едновременна работа с повече от една електронна таблица за навигацията между тях се разчита на препратките от полето Sheet tabs, което се намира в долната част на екрана. Не че щракването върху всяко от тях е кой знае колко сложна задача, но понякога чрез употребата на клавишната комбинация Ctrl + Page Up и съответно Ctrl + Page Down за превключването между отворените в момента електронни таблици би могло да се спести немалко излишно кликане с мишката.



  • Един от най-често срещаните в практиката проблеми при работа с Excel се състои в “изскачащи” полета или колони при принтирането на документа. За да се застраховате от такъв тип неприятности, винаги следете т.нар. line breakes скоби, които гарантират коректното форматиране на таблиците при печат. Тоест преди да започнете работата си, проверете къде са поставени т.нар. breaks маркери, определящи края на конкретната страница. За да ги активирате, изберете View-  Page Break Preview. Ако отваряте това меню за първи път, на екрана ще излезе поздравяващ помощен екран, който може да игнорирате, тъй като не е особено полезен. Той няма да ви притеснява занапред, ако маркирате отметката “Do not show this dialog again”, което е препоръчително. След това разгледайте breaks маркерите, използвайки вертикалните и хоризонталните бутони за скролиране. Имайте предвид, че номерът и заглавието на всяка нова страница са отбелязани с курсив, за допълнително улеснение. Именно тук трябва да изберете точно къде да сложите разделящите страниците маркери. За да поставите разделящ маркер на ръка в таблицата си, изберете клетката, която ще стане първа (col 0, row 0) в новата страница, и натиснете Insert –  Page Break. Премахването на такъв тип маркери става по аналогичен начин: Insert –  Remove Page Break.

 



  • Excel предлага и някои хитри механизми, благодарение на които бихте могли да си спестите необходимостта от ръчно въвеждане на последователни цифри, дати, дни от седмицата, месеци, години и пр. Идеята при тях е следната: въвеждате данните в няколко последователни клетки (по редове или по колони), и AutoFill ще се погрижи за следващите. Ето и няколко примера. Въведете числото 1 в дадено поле и 2 в съседното, след което селектирайте тези две клетки. Посочете малкото черно квадратче, което се намира в долния десен ъгъл на втората клетка, докато курсорът на мишката не придобие формата на умален курсивен знак “+”. Когато впоследствие издърпате селекцията надясно с курсора на мишката, задържайки левия бутон, Excel автоматично ще запълни следващите полета в селекцията с подходящите цифри, респективно 3, 4, 5 и т.н. Ако в началните две клетки сте въвели 100 и 200, клетките ще бъдат запълнени с цифрите 300, 400, 500, т.е. по същия маниер. Автоматичното попълване на клетки с дати става по аналогичен начин, а функцията, отговорна за това, се нарича AutoFill.

 


Практика с Word



  • Когато често ви се налага да използвате определени фрази или думи, бихте могли да си спестите необходимостта от постоянното им въвеждане “на ръка” с помощта на опцията AutoText, която Word предлага. За да прегледате списъка с вече въведени фрази в речника на AutoText, просто натиснете десния бутон на мишката, посочвайки лентата с инструментите, и изберете AutoText. Към списъка от предварително оформени фрази бихте могли да добавите и свои от менюто Insert – AutoText – AutoText.



  • При работа с незавършен документ може да преместите курсора си на мястото, където се е намирал той при последната промяна на конкретния файл. Това става с клавишната комбинация Shift + F5.

 



  • В ситуациите, в които редактирате даден Word файл, ползвайки и друг източник за справка, както и в случаите, когато трябва да сравните две сходни версии на един и същи документ, е доста удачно да разполагате с два отделни работни прозореца, във всеки от които документът може да се скролира самостоятелно. За да активирате този изглед, изберете Window –  Split, и на екрана ще се появи разделящата линия, чиято позиция, естествено, не е заключена. За да я преместите, просто я “хванете”, задържайки левия бутон на мишката. Имайте предвид, че при работа в този режим всички промени, които извършите в едното поле, автоматично влизат в сила за текста в другото, защото в действителност така се удвоява работното пространство (double pane view), но копието на файла е едно. За да се върнете към стандартния режим на работа, т.е. single pane view, просто щракнете два пъти върху разделителната линия между полетата.

About the author

Редактор

Leave a Comment